Leistung
Empfangs- und Pfortendienst
Am Empfang entscheidet sich, wer das Gebäude betritt und wer nicht – und zugleich ist er die Stelle, an der Besucher zuerst mit Ihrem Unternehmen zu tun haben. Unsere Einsatzkräfte verbinden freundlichen Besucherempfang und konsequente Zutrittskontrolle in einer Person.
Was wir übernehmen
Empfangs- und Pfortendienst
Der Empfangs- und Pfortendienst ist die Stelle, an der Besucher, Lieferanten, Handwerker und Mitarbeiter auf Ihr Unternehmen treffen. Unsere Einsatzkräfte melden Besucher an, vergeben Zugangsberechtigungen, führen Zutrittsprotokolle und behalten den Überblick, wer sich wann im Gebäude befindet. Wer ohne Anmeldung kommt, wird an der Pforte erfasst und nach Ihrer Vorgabe eingelassen oder abgewiesen.
Dazu kommen die Aufgaben, die an einer Pforte anfallen: Annahme und Weiterleitung von Post und Warenlieferungen, Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln und Ausweisen, Bedienung von Schranken- und Tortechnik sowie Auskunft an Ortsunkundige. Auf Wunsch übernimmt der Empfang auch die Telefonannahme und die Anmeldung von Fremdfirmen, die auf dem Gelände arbeiten.
Ohne besetzten Zugang bleibt offen, wer sich wann im Gebäude aufhält und aus welchem Grund. Eine besetzte Empfangsstelle liefert eine nachvollziehbare Dokumentation mit Zeitstempel, Name und Ansprechpartner je Zutritt, entlastet Ihr eigenes Personal von Zutritts- und Besucherfragen und sorgt dafür, dass im Ernstfall – etwa bei einer Räumung – bekannt ist, wer sich im Objekt befindet.
Typische Einsätze
Wofür wir gerufen werden
- Werkspforte mit Abfertigung des Lieferverkehrs
- Empfang im Verwaltungsgebäude mit Besucheranmeldung
- Nachtpforte mit Schlüsselverwaltung
- Zentraler Klinikzugang mit hohem Besucheraufkommen
- Wareneingang im Logistikzentrum mit Lieferantenabfertigung
- Baustelleneinfahrt mit Anmeldung von Fremdfirmen
- Empfang einer Wohnanlage als Ansprechstelle für Bewohner
Wie wir arbeiten
Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Einsatz
Am Anfang steht ein Gespräch über Ihr Objekt: Besetzungszeiten, Besucheraufkommen, vorhandene Zutrittstechnik, Anzahl der Zugänge, Sprachanforderungen und die Frage, welche Aufgaben über die Sicherheit hinaus am Empfang liegen sollen. Wo es sinnvoll ist, sehen wir uns die Situation vorab vor Ort an.
Daraus entsteht eine schriftliche Dienstanweisung: wer eingelassen wird, wie Besucher angemeldet und begleitet werden, wie mit Lieferungen umzugehen ist und wen unsere Einsatzkräfte in welcher Lage informieren. Die Meldewege stimmen wir mit Ihnen ab – in der Regel über einen festen Ansprechpartner auf Ihrer Seite. Bei sicherheitsrelevanten Vorfällen benachrichtigen wir zusätzlich die von Ihnen benannten Stellen und, wenn die Lage es erfordert, Polizei oder Feuerwehr.
Im laufenden Einsatz wird jede Schicht dokumentiert: Zutritte, Besuche, Vorkommnisse, Übergaben. Sie erhalten diese Aufzeichnungen in der vereinbarten Form und können den Ablauf jederzeit anpassen lassen. Außerhalb der Bürozeiten erreicht die Schicht unsere Rufbereitschaft rund um die Uhr.
Für wen das passt
Auftraggeber und Objekte
Der Empfangs- und Pfortendienst passt für Auftraggeber mit regelmäßigem Publikums- oder Lieferverkehr und einem Zugang, der besetzt sein soll: Verwaltungsgebäude und Bürogebäude, Produktionsbetriebe und Werksgelände, Logistikzentren, Kliniken und Pflegeeinrichtungen, größere Wohnanlagen sowie Baustellen mit fester Einfahrt.
Sinnvoll ist die Leistung überall dort, wo eine Empfangsstelle dauerhaft oder für bestimmte Zeitfenster besetzt sein soll, ohne dass dafür eigenes Personal vorgehalten wird – etwa zur Abdeckung von Randzeiten, als Vertretung bei Urlaub und Krankheit oder als durchgehende Besetzung im Mehrschichtbetrieb. Fallen zusätzlich Kontrollgänge über das Gelände an, lässt sich der Pfortendienst mit unserem Objektschutz oder Revierdienst kombinieren; die Rundgänge liegen dann in den besetzten Zeiten der Pforte, statt eine zweite Besetzung zu erfordern.
Häufige Fragen
Zu dieser Leistung
Alle im Bewachungsgewerbe eingesetzten Kräfte verfügen über die nach § 34a GewO erforderliche Qualifikation und sind im Bewacherregister nach § 11b GewO eingetragen. Custodia Protection besitzt die Bewachungserlaubnis nach § 34a GewO und eine Betriebshaftpflicht nach § 14 BewachV. Für den Empfangs- und Pfortendienst achten wir zusätzlich auf sichere Umgangsformen und auf die Sprachkenntnisse, die Ihr Objekt verlangt.
Das hängt vom Umfang ab: Eine einzelne Pforte in Tagschicht ist schneller eingerichtet als eine durchgehende Besetzung im Mehrschichtbetrieb. Nach dem ersten Gespräch nennen wir Ihnen einen realistischen Termin für den Einsatzbeginn. Kurzfristige Anfragen, etwa als Vertretung, prüfen wir gesondert und sagen Ihnen, ob und ab wann wir die Besetzung stellen können.
Geführt werden in der Regel ein Besucher- und Zutrittsprotokoll sowie ein Schichtbuch mit Vorkommnissen und Übergaben. Welche Daten erfasst werden, stimmen wir vorab mit Ihnen ab: Besucherdaten sind personenbezogene Daten und werden nur im vereinbarten Umfang und Zeitraum verarbeitet. Die Aufzeichnungen gehen an die von Ihnen benannten Ansprechpartner.
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Objekt-, Werks- und Baustellenschutz
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Mehr erfahrenRevier- und Streifendienst
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Mehr erfahrenAlarmverfolgung
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